10 tâches externalisables à une télésecrétaire

10 tâches externalisables à une télésecrétaire

10 tâches externalisables à une télésecrétaire

Une télésecrétaire trouve toute son utilité, lorsque un entrepreneur est confronté à des tâches incontournables, chronophages et dont le tarif horaire est inférieur à celui de son cœur de métier.

La secrétaire indépendante intervient dans ce cadre : elle prend en charge ce parasitage administratif et permet à l’entrepreneur de se consacrer aux activités à plus forte valeur ajoutée.

1. Optimiser votre trésorerie

Sous-traitez à une secrétaire indépendante tout ou partie de votre facturation / gestion commerciale : règlements, relances d’impayés, gestion des litiges. La mise en place de cette collaboration est simple.

Si l’entrepreneur dispose d’un système de facturation/suivi des règlements partagé, le travail se fait en temps réel, à distance : le cloud-computing permet cette option. EBP Reports Online en est un exemple .

En l’absence de système partagé, il est possible :

  • de mettre en copie de mail votre télésecrétaire, à chaque envoi de facture dématérialisée ;
  • de scanner les factures et les lui envoyer,
  • de créer des listings et les lui faire parvenir.

Elle effectuera ensuite les relances, selon le mode que vous aurez convenu (téléphone et/ou courriers de relance).

2. Effectuer vos recherches en ligne

curation télésecrétaireSelon votre objectif, votre télésecrétaire effectuera pour vous un travail de veille ou de recherche documentaire. Pour qu’elle puisse mener à bien cette mission, vous devrez lui donner des instructions précises : pourquoi ce travail ? À qui et à quoi sont destinées les informations ? Sous quel délai ? Etc.

Voici quelques exemples de recherches :

  • lister les entreprises présentes sur votre créneau de marché,
  • caractériser l’offre ou la demande d’un produit,
  • vérifier la crédibilité d’un éventuel partenaire/client sur societes.com ou autres,
  • prendre des renseignements sur un futur salon professionnel, etc.

Anne-Marie Jouanny

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