externalisation administrative

Les avantages d’un secrétariat externalisé

Le secrétariat externalisé et le télésecrétariat vous laissent sinon dubitatifs, du moins bien perplexes. Pourtant, vous pourriez bien en avoir besoin et cette solution reste avantageuse, même en ayant  déjà une secrétaire salariée. Pourquoi ? Parce que le secrétariat externalisé pourra :

  • venir en complément de votre secrétaire en poste, si sa charge de travail augmente d’une manière imprévisible et non durable, ou si une compétence lui fait défaut ponctuellement,
  • remplacer votre secrétaire en cas de maladie ou de temps partiel (le mercredi après-midi par exemple), avec l’avantage de recourir à une personne habituée à vos méthodes de travail,
  • vous permettre de juguler votre charge administrative, en attendant d’embaucher la perle rare.

Une fois défini le cadre où le recours à une secrétaire indépendante est judicieux, nous pouvons lister les avantages qu’une telle collaboration procurera à votre activité.

travail-administratif

1. Des économies

Et ce, pour différentes raisons :

  • Une assistante virtuelle n’est payée que pour le travail effectué, selon le devis que vous avez défini ensemble : par exemple, 2 heures de classement sur site dans le mois ou une présentation Powerpoint trimestrielle.
  • Aucun investissement en surface immobilière, en matériel de bureau, logiciels informatiques, etc. Votre secrétaire indépendante dispose de l’équipement nécessaire. De même pour tout l’aspect maintenance et consommables.
  • Vous transformez une partie de vos charges fixes (charges sociales) en coûts variables. Jusqu’à un certain seuil, que je vous laisse apprécier, cela peut être plus qu’intéressant. La contrainte des démarches administratives d’embauche disparaît également.

2. La flexibilité

L’amplitude horaire est bien plus grande : grâce aux réseaux de télésecrétaires, vous pouvez couvrir les 7 jours de la semaine, les 24 heures de la journée et les 365 jours d’une année. Votre ou vos assistantes virtuelles répondent à vos demandes ou celles de vos clients en permanence.

3. La pertinence

Que votre besoin se situe en marketing, ressources humaines, rédaction, présentation de documents ou anglais lu, écrit et parlé, vous obtiendrez la compétence qu’il vous faut, au moment où il le faut. Vous ne perdez pas de temps à sélectionner, tester et former un salarié.

4. La confidentialité

Votre secrétariat externalisé travaille de manière à protéger vos intérêts, car ce sont aussi les siens. De plus, vous pouvez être amenés à traiter des dossiers sensibles, pour lesquels aucune information ne doit filtrer dans votre entreprise : votre secrétariat indépendant vous octroie cette totale discrétion.

5. L’impartialité

Votre secrétaire indépendante est une conseillère. Beaucoup d’assistantes libérales exercent dans l’activité de conseil, mettant au service des entrepreneurs leurs nombreuses années d’expérience. Une telle prestataire peut être force de propositions dans l’aménagement d’un poste administratif, vous guider dans votre démarche à l’export ou la gestion de votre présence internet. Votre assistante indépendante est objective, sa vue sur la situation est impartiale.

6. Les compétences multiples

Une secrétaire indépendante, de par ses nombreuses années d’expérience, a des compétences multiples. Talents de graphiste, community management, stratégie marketing, événementiel, secrétaire trilingue, etc. À vous d’exploiter au mieux de vos intérêts sa polyvalence.

7. Humaniser votre emploi du temps

Vous ne serez plus une machine à produire des devis durant le weekend. Vous vous consacrerez à ce qui est important pour vous : votre famille, vos loisirs… Mais si une urgence se présentait, vous pouvez compter sur votre assistante indépendante pour vous le faire savoir sur le champs.

travail-administratif

En France, le site Lexiris.fr liste les prestataires en secrétariat indépendant, selon leurs compétences et leur statut.


Anne-Marie Jouanny

Besoin de prestations en rédaction web ou en télésecrétariat ? Freelance depuis 2006, d'abord en portage salarial, puis en autoentrepreneur, je vous propose mes services pour : - vos travaux de rédaction web et print - vos retranscriptions audio - la correction et la relecture de vos écrits - la mise en page de vos documents

Recent Posts:

You must be logged in to post a comment.

Aller à la barre d’outils